ビジネスマナーと挨拶：伝言のルール

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ビジネスマナーと挨拶：伝言のルール

伝言は、用件を伝えたい相手がいない時、その場にいる人に頼んで用件を伝えてもらうことです。

ここでは、電話による伝言の説明をしますが、直接会って伝言をやりとりする場合も同様な応対をします。

電話で伝言を受けた時

①メモに書き留める

電話で伝言を受けた時には、以下の4点について必ず聞いておくこと。

1)誰に伝言するのか

2)電話をかけてきた人の会社名と名前

3)伝言の内容

4)こちらからかけ直すか、相手がもう一度かけ直してくれるか

②復唱する

メモをしながら伝言を受け、最後に必ず復唱するように。

③自分の姓名を相手に伝える

最後に「私、○○部の××と申します。○○が戻りましたら申し伝えます」と言いましょう。

④伝言を伝える人の机の上にメモを置く

受話器を置いたら、すぐにメモを清書し、取り次ぐべき人の机の上に置きます。

急ぎの場合は、本人が席に戻ってきたらすぐ「○○の××さんからお電話がありました」と、口頭でも伝えます。

電話で伝言をお願いする時

①自分の名を名乗る

「私、○○（会社名）の××と申しますが、ご伝言をお願いいたします」と言います。

相手が「どうぞ」と答えたら、相手がメモの準備ができたかどうかの確認の意を込めて「よろしいでしょうか」と尋ねます。

②要点だけを伝える

伝言は、用件だけを述べること

③相手が何時に戻るか聞いておく

伝言をお願いした場合でも、その後あらためて本人と話をし、確認をとることが必要です。

相手が席に戻る時間を、忘れずに聞いておきましょう。

戻る時間がわからず、急ぎの用であれば「おそれ入りますが、お戻りになりましたらお電話をいただきたいのですが」とひと言伝えておくこと。

直接会って伝言をお願いする時

初めて訪問した相手が席をはずしていた時は、応対してくれた人に名刺を渡し、伝言をお願いします。

訪問先が留守で伝言を残したい時は、名刺に書くか、メモ用紙に書き、ポストへ入れておきます。