ビジネスマナーと挨拶：電話のかけ方のルール

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ビジネスマナーとは？：電話のかけ方のルール

電話のかけ方

①用件を整理する

製品の納期の確認をするのか、何の相談のためにいつ会う約束をするのかなど、受話器を握る前に、何を相手に伝えるのか頭の中できちんと整理すること。

用件が複数あるなら、事前にメモに書き出しておきましょう。

②電話番号を確認

間違い電話をしないよう、電話番号とダイヤルボタンを確認しながら押します。

③応対のポイント

1)相手の社名を確認：　通じた相手が社名を言わない時、聞き取れなかった時は「○○（社名）さんでしょうか」と確認します。

2)自分の名前を名乗る：　相手の社名を確認したら「○○（社名）の××と申します」を自分の名前を名乗ります。

3)あいさつをする：　用件に入る前に「いつもお世話になっております」とあいさつをします。朝であれば「おはようございます」、初めての電話なら「はじめまして」と状況に応じた言葉を述べます。

4)相手の部署名と名前を告げる：　「○○部の××さんをお願いいたします」と言います。わかる時はフルネームで。

5)話が長引きそうな時：　用件に入る前に「今、お時間よろしいでしょうか」とことわりを入れます。

④相手の名前はわかるが部署名がわからない時

呼び出してほしい人の名前を告げ、「どちらの部署でしょうか」と聞かれたら「どちらの部署かわからないのですが、お調べ願いますか」とお願いします。

⑤相手の名前を聞く前に用件に入った時

用件が済み、最後に「わたくし、××と申します。失礼ですが」と言って相手の名前を聞いておきます。