ビジネスマナーと挨拶:すぐその場で整理する

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ビジネスマナーと挨拶:すぐその場で整理する

 

ビジネスマナーと挨拶:すぐその場で整理する

 

資料・書類整理の3大原則

 

@気がついたらその場でチェックする

 

保存しておきたい資料は、思い立った時に、その場で切り取ったり、コピーしたりしておきます。

 

後でまとめてやろうと思っても、なかなかできないものです。

 

A切り抜いた資料には、日付と出典を明記

 

新聞や雑誌などから資料を切り抜いたら、その場ですぐに日付(○年○月○日)と出典(××新聞の朝刊、月刊××など)を書き込んでおくこと。

 

B項目別に分ける

 

資料は書類は、項目別に分けて保存します。

 

ファイルや封筒を利用するほか、パソコンでデータを入力した時は、必ず保存しておきましょう。

 

個人の資料のルール

 

@他人が見てもわかるように整理しておく

 

個人の資料なので、自分さえわかればいいと考えがちです。

 

しかし、あなたの外出中に、預けておいた資料が必要になる場合も多々あります。誰が見てもわかるようにしておくこと。

 

Aファイルやフロッピーには見出しをつける

 

何が入っているのかひと目でわかるようにしておきます。

 

共同の資料のルール

 

@文書管理規定に従う

 

企業ごとに定められている文書管理規定には、保存場所や保存期間、保存方法などが書かれてあります。

 

資料の使用はその規定に従い、必ずもとの場所に戻しましょう。

 

Aすぐ破らない

 

自分に必要な資料だからといって、切り取ったり破いたりしてはいけません。必要箇所はコピーして保存します。

 

B書き込まない

 

マーカーをしたり、メモしたりしないこと。

 

必要ならば、その部分をコピーしたものに書き込みます。

 

資料・書類整理に必要なもの

 

@クリアファイル

 

大きさは統一しておく(A4サイズが一般的)。

 

さまざまな色があるので、仕事や内容別に使い分け、見出しを書いた紙を表にはっておくとよい。

 

Aクリアブック

 

透明な袋がまとまったファイル。透明な袋を増やせるタイプもある。

 

Bスクラップブック

 

新聞や雑誌の切り抜きをはっておく。

 

Cフセン

 

必要な資料などに貼っておく。何度もはがせる。

 

Dマーカー

 

大切な部分に線を引く。

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