ビジネスマナーと挨拶：電話の取次ぎ方のルール
ビジネスマナーと挨拶：電話の取次ぎ方のルール
取り次ぐ前
①相手の氏名を確認
どこ（会社名・部署名）の誰から電話がかかってきたのかを明確にします。
②取り次ぐ人の名前を確認
どの部署の誰に電話をつなぐのか、同じ名字の人が何人かいる時には、フルネームを尋ねます。
取り次ぐ時
①「少々お待ちください」
電話を取り次ぐ時には「ただいま○○と替わります。少々お待ちください」と言います。
②送話口を押さえる
電話に保留ボタンがある時には、保留ボタンを押してから、ない時は必ず送話口を押さえてから、取り次ぐ人に電話がきた旨を伝えること。
こちらの会話が、電話をかけてきた人に伝わらないように配慮します。
③相手の用件を伝える
電話をかけてきた相手が、名前だけでなく「○○の件でご連絡させていただきました」と言った場合、取り次ぐ人もその旨を伝えること。
取り次いでもらった時
①名乗る
「はい、お電話替わりました、○○です」と名乗ります。
②「お待たせいたしました」
相手を待たせた時は、「お待たせいたしました」を忘れずに。
取り次ぐ人が席をはずしていた時
取り次ぐ人がいない時のポイントは、次の8つです。
①何時頃に席に戻るかを伝える。
②帰社時刻がはっきりしない時は、午前中ならお昼頃、午後なら4時頃に戻ると伝えておき、「出先よりこちらに連絡が入る予定になっておりますので、お電話があった旨、伝えておきます」と言う。
③こちらからかけ直すのか、相手がもう一度かけ直してくれるのかを確認する。
④相手の電話番号を尋ねる。
⑤相手の会社名（部署名）、名前を確認する。
⑥聞いたことはメモを取り、必ず復唱する。
⑦自分の名前を伝え、電話を承ったという責任の所在をはっきりさせておく。
⑧メモはすぐに取り次ぐ人の机の上に置く。
相手： 「佐藤さんお願いいたします」
自分： 「あいにく佐藤は打ち合わせのため外出しております」
相手： 「何時頃お戻りでしょうか」
自分： 「4時に戻ってくる予定になっております。戻りましたら、ご連絡させるようにいたしましょうか」
相手： 「そうですか。では、お待ちしております」
自分： 「それでは、念のためご連絡先と、もう一度お名前をお願いいたします」
相手： 「1111-2222、○○電気営業部の長谷川と申します」
自分： 「復唱させていただきます。1111-2222、○○電気営業部の長谷川様ですね。わたくし、坂上と申します。佐藤が戻りましたらお電話差し上げるよう申し伝えます」
相手： 「よろしくお願いします」
自分： 「承知いたしました。失礼いたします」
取り次ぐ人が会議中の時
次のポイントをおさえます。
①相手に急用かどうかを尋ねる。
②急ぎの場合、メモに相手の会社名と名前を大きめに書き、取り次ぐ人に渡し、指示を待つ。
③どうしても電話に出られない時、電話をかけてきた人が急用でない場合、こちらからかけ直す旨を伝える。
自分： 「あいにく佐藤は会議中で席をはずしております。お急ぎでしょうか」
相手： 「ええ」
自分： 「それでは、少々お待ちいただけますか」
・・・メモで、当人に電話がきた旨を伝える・・・
自分： 「申し訳ございません。ただいま、どうしても席をはずせませんので、後ほどこちらからご連絡させていただくとのことです。念のため、ご連絡先をお願いいたします」
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