ビジネスマナーと挨拶：報告のルール

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ビジネスマナーと挨拶：報告のルール

 

ビジネスマナーと挨拶：報告のルール

 

進行状況の報告

 

①ミス・トラブル・問題点はただちに報告

 

ミスをした時、トラブルが起きた時、新たに問題点が出てきた時など、都合の悪い報告は言い出しにくいもの。

 

しかし、そういう報告こそ、まっさきにしなければいけません。

 

傷が浅いうちなら対処法はいくらでもあるものです。

 

②役割・現状を全体から把握

 

進行状況を報告するにあたって、自分のしている仕事の役割と位置を、全体の中で把握することも必要です。

 

③スケジュールのチェック

 

役割や現状を理解したら、仕事のフィニッシュまでどれくらいの時間を要するのか、期日、納期までのスケジュールをチェックし直して、客観的な進行状況を報告します。

 

④必要なら回数は多くなってもかまわない

 

報告は、あなたが本当に必要（大事）だと考えたら、相手がわずらわしいと思うくらい何回行ってもかまいません。

 

上司のほうでも、あなたがどのような手順で仕事を進めているのか、仕事の進行・経過がわかれば、適切なアドバイスや修正をすることもできますし、次の仕事の準備もできます。

 

結果・終了の報告

 

まかされた仕事が一段落したら、経過と結果を上司の報告しましょう。

 

自分の作業が終わったからといって黙っていないこと。

 

終了の報告がないのは、仕事がまだ続いているということになります。

 

仕事には、スタートと終了の合図が必要です。

 

報告の6大ルール

 

①催促される前に自分から

 

資料の調査・収集、顧客名簿の提出など、まかされた仕事に関する経過は、上司から催促される前に、自分から積極的に報告しましょう。

 

②そのつど報告する

 

ひとつの仕事につき、報告の回数は何回と決まっていません。

 

トラブルが起きた時、ミスが生じた時は逐一報告したり相談したりする習慣をつけましょう。

 

これは、自分勝手な考えや独断で起きる、大きなミスを防ぐためです。

 

③報告は結論が先

 

口頭でも文章でも、報告は、まず結論から述べること。経過や原因の説明は、結論の後にします。

 

④報告は短くまとめる

 

報告は、主語と述語をはっきりさせ、一文一文を短くし、簡潔にまとめます。

 

「～なので、～でしたが、～のようで、～」などと文章を続けると、主語がはっきりしなくなります。

 

⑤事実を述べる

 

口頭の場合でも、まず事実を伝える、これが報告する時の基本です。

 

自分はこう思う、こうしたらこうなるといった個人の意見や推測は、上司から求められた時に述べること。

 

「～です」「～が不足しています」など、客観的な事実を正確に述べます。

 

意見や推測を述べる時は、「私の意見ですが～」「私の見方ですが～」と、それが個人的な意見であり、推測であることをはっきりさせること。

 

⑥小さなことでも報告する

 

新しい情報が入った時、苦情電話を受けたが自分で処理した時など、どんなささいなことでも必ず報告すること。

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