ビジネスマナーと挨拶：面談のルール
ビジネスマナーと挨拶：面談のルール
面談に入る前
①すぐ立ち上がる
応接セットや別室などに案内されて、面談する人が来るまで待つように指示されていた時は、面談相手が来たらすぐに立ち上がります。
②あいさつをする
「お忙しいところ時間を割いていただき、ありがとうございます」と言います。
③初対面なら名刺交換をする
④すすめられてから着席する
「どうぞ」と相手にすすめられてから、「失礼します」と言って椅子に座ります。
面談に入ってから
①話を簡潔にまとめる
相手に用件をうまく伝えるには、必要なこと、大事なことを、簡潔に話すこと。
②言葉づかいに注意する
「うちの商品は」ではなく、「当社の製品は」といった仕事上の言葉づかいを心がけること。
③相手を見て話す
話す時、聞く時、いずれも相手を見ること。
相手の目を中心に口もと、ネクタイの結び目のあたりまでを見るようにします。
④ものを借りる時
訪問先でものを借りる時は「おそれ入りますが、○○をお借りしたいのですが」と断りましょう。
⑤わからない点があったら
わからないことや質問に答えられないことがあったら、あいまいにしないこと。
いつまでに回答できるかを先方に告げ、帰社後に調べて、できるだけ早く返事をします。
⑥お茶が出た時
お茶を運んでくれた人に軽く会釈をしながら「ありがとうございます」「おそれ入ります」と言います。
相手から「どうぞ」とすすめられた時や、話に区切りがついたところで「いただきます」と言っていただきましょう。
帰る時に「ごちそうさまでした」のひと言を忘れずに。
面談が終わったら
①タイミングよく切り上げる
お互い貴重な時間を割いています。用件が終わったらタイミングよく切り上げましょう。「それではこの辺で失礼いたします」と言い、席を立ちます。
②話が長引きそうなら相手に確認をとる
基本的に、約束の時間内に話を終えるべきですが、場合によっては面談が長引くこともあります。話が長くなりそうな時は、「お時間のほうは大丈夫ですか？」と相手の都合を確認してから、面談を続けるようにします。
③帰りのあいさつを忘れずに
「お忙しいところありがとうございました」「今後ともよろしくお願いいたします」など、最後のあいさつを忘れずに。
④面談後のフォローが大切
面談で会った人とは、つきあいを持続していくためのフォローを忘れないようにしましょう。
次回の訪問の約束を取りつけたいなら、電話でお礼とともに「近いうちにまたおうかがいしたいと思うのですが」と相手の都合を尋ねます。
お礼のハガキを書くのもいいでしょう。
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