ビジネスマナーと挨拶：すぐその場で整理する
ビジネスマナーと挨拶：すぐその場で整理する
資料・書類整理の3大原則
①気がついたらその場でチェックする
保存しておきたい資料は、思い立った時に、その場で切り取ったり、コピーしたりしておきます。
後でまとめてやろうと思っても、なかなかできないものです。
②切り抜いた資料には、日付と出典を明記
新聞や雑誌などから資料を切り抜いたら、その場ですぐに日付（○年○月○日）と出典（××新聞の朝刊、月刊××など）を書き込んでおくこと。
③項目別に分ける
資料は書類は、項目別に分けて保存します。
ファイルや封筒を利用するほか、パソコンでデータを入力した時は、必ず保存しておきましょう。
個人の資料のルール
①他人が見てもわかるように整理しておく
個人の資料なので、自分さえわかればいいと考えがちです。
しかし、あなたの外出中に、預けておいた資料が必要になる場合も多々あります。誰が見てもわかるようにしておくこと。
②ファイルやフロッピーには見出しをつける
何が入っているのかひと目でわかるようにしておきます。
共同の資料のルール
①文書管理規定に従う
企業ごとに定められている文書管理規定には、保存場所や保存期間、保存方法などが書かれてあります。
資料の使用はその規定に従い、必ずもとの場所に戻しましょう。
②すぐ破らない
自分に必要な資料だからといって、切り取ったり破いたりしてはいけません。必要箇所はコピーして保存します。
③書き込まない
マーカーをしたり、メモしたりしないこと。
必要ならば、その部分をコピーしたものに書き込みます。
資料・書類整理に必要なもの
①クリアファイル
大きさは統一しておく（A4サイズが一般的）。
さまざまな色があるので、仕事や内容別に使い分け、見出しを書いた紙を表にはっておくとよい。
②クリアブック
透明な袋がまとまったファイル。透明な袋を増やせるタイプもある。
③スクラップブック
新聞や雑誌の切り抜きをはっておく。
④フセン
必要な資料などに貼っておく。何度もはがせる。
⑤マーカー
大切な部分に線を引く。
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