タイムマネジメント術
タイムマネジメント術
1日24時間という時間は誰にでも与えられた平等のもの。しかし、その活用方法によって得られる価値には差が出ます。
それならば、上手に時間を使って最大限の成果を出したいものですよね。
たとえば、欧米では残業をせずに成果を出すことや、仕事と私生活のバランスの取れている人間を、優秀だと捉えるのが一般的。
一方、日本では「長時間働くことこそ、頑張っている証」という考え方がまだまだ根強いのも事実です。
とはいえ、働きすぎによって心の病気になる人や子育てをしながら働く人が増えた今、ますます日本でも
「時間を有効に使って最大限の成果を出すこと」
の重要性が叫ばれており、それと共にタイムマネジメントの重要性も増してきています。
少しずつではありますが「ワークライフバラス」という考え方も浸透してきつつあるといえるでしょう。
タイムマネジメントが上手にできれば「仕事の生産性やクオリティが上がる」「自分も早く帰れる」「健康的な生活が送れる」と良いことづくしです。
仕事もプライベートも充実させて豊かな人生を送りたい方にとって、タイムマネジメントはもはや必須のスキルといえるでしょう。
そこで今回は実践的なタイムマネジメント法に加え、具体的な成功事例や考え方、オススメの本などをご紹介していきます。
時間を上手に使って人生をより良いものにするべく、今回の記事を参考にしていただけたら幸いです。
1.すぐに実践できるタイムマネジメント方法
「毎日残業…」「なんだかいつも忙しい」「想定していたスケジュールどおりに仕事が進まない…」
といった声は世のビジネスパーソンの多くがぼやく小言でしょう。
その慢性的な忙しさは、業務量過多でない限りは、タイムマネジメントで解決できます。
ここでは実践的に「上手に時間を活用するタイムマネジメント術」をご紹介していきます。
すぐに始められるものばかりですので、ぜひ試してみてください。
1-1.To Doリストづくりがタイムマネジメントの基本
タイムマネジメントの基本中の基本は、まずTo Doリストを作ること。
この作業を毎日やって、1日のスケジュールを組んでいきます。もちろん前日の夜にやっても構いません。
「退社する前に明日のタスクを書き出す」というやり方は、次の日にすぐ業務に入れるため大変オススメです。
ではどういった手順・基準でリストを作り、どう活用していけばいいのでしょうか？ 3ステップでご紹介していきます。
やるべきことをどんどん書き出す
締め切りや優先順位などは考えず、とりあえず今抱えている「やるべきこと」を洗い出していきましょう。
任されている仕事や会議への出席などの予定はもちろん、自分の能力開発や戦略策定など自分自身が取り組んでおいたほうがいいと考えていることもすべて書き出すことがポイントです。
優先順位をつける
「緊急かつ重要なもの」＞「重要だが緊急ではないもの」＞「緊急だが、重要ではないもの」＞「緊急でも重要でもないもの」という優先順位をつけていきましょう。
緊急度は締め切り順に設定してください。
重要度は「高い成果を求められているもの」はもちろん「関わる人数の多いもの」も重要度が高いです。
また「緊急でも重要でもないもの」に関しては、本当にやるべきことなのかを判断しましょう。
おそらく大半がやらなくていいことです。思い切って省いてしまってください。この、自分は「やるべきだ」と思っていたことを「やらなくていいこと」と判断する作業がとても大切。頭が整理されます。
そして優先順位をつけたら、締め切りのない仕事でも自分なりの締め切りを設けましょう。
そして1日のスケジュールを組んでいきます。他の人のスケジュールとの兼ね合いもありますが、できるだけ優先順位の高いものから終わらせられるように組むことがポイントです。
実行する
組んだスケジュールどおりに実行していきましょう。
しかし、ビジネスシーンでは途中で緊急事態が起こったり、別の仕事を振られたりといったことが起こるのが日常。
そういった時はもう一度、To Doリストに立ちかえります。
リストを見ながら、新しく発生した事柄は「今すぐ片付けること」なのか「リストに加えて後からやること」なのか「やらなくてもいい（つまり断っていい）」ことなのかを判断してください。
「やらなくてもいい」ものの判断軸は「自分以外でもできることかどうか」です。
もちろん「やりたくない仕事」や雑務を断ってばかりいては角が立つこともあるでしょうから、自分のその日のスケジュールを考えた上で判断してください。
またこの時「できればやりたい」という曖昧な領域を作るのはNGです。そういう仕事を増やしていくと、To Doリストは溢れかえり、結局タイムマネジメントが上手になりません。
1-2.タイムマネジメントのコツ6選
1｜余裕を持ったスケジュールを組む
予定をぎゅうぎゅうに詰め込むと、予想していなかった事態が起こった時に対応できません。
たとえば、急に部下から「相談がある」と持ちかけられることもあるでしょうし、緊急会議が入ることもあるでしょう。
そのため、8時間勤務だとしたら、予定を決めるのは5時間くらいまでにしておいたほうが無難。もし何も途中で起こらなければ、時間に余裕が生まれ、前倒しで業務を進められるので気分良く仕事を進められることができ一石二鳥です。
2｜重要な仕事は午前中に片付ける
人は寝ている時に大脳の中でその日の情報を整理します。
そのため朝は頭が一番すっきりしている時間。思考の視野が広がり、発想力や思考力が最も高まっている時間帯です。
その時間に考える仕事や重要な意思決定をする仕事を入れるといいでしょう。逆に午後は交渉やルーチンワークなどのオペレーション的な業務が向いています。
また重要かつ難しい仕事は、2時間単位で区切りをつけましょう。というのも、人間の集中力が続くのは約2時間が限度と言われているから。
合間に飛び込みで入った仕事を片付けたり、緊急度は高いが重要性はあまりない仕事を入れたりしながら、効率をあげましょう。
3｜締め切りは短めに設定する
ダラダラと進めたからといって必ずしも良い仕事ができるわけではありません。
むしろタイトな締め切りを前にしたほうがより集中力が続くことも。そのため、頑張らないと終わらないくらいの「短めの締め切り」を自分で設定するのがポイント。
時間に制限があったほうが人間は頑張ることができるのです。
4｜大きな仕事は細かなタスクに分ける
大きな仕事は往々にして長いスケジュールで組まれていることが多いですよね。
その分、終わりが見えないため、着手しようとするやる気がなかなか湧いてきません。
そこでいくつかの細かいタスクに分けて、短期の締め切りを設定しなおすことをオススメします。毎日少しずつでも進めていきましょう。
5｜5分で出来ることはすぐにやる
メールの返信や提出物の作成など、すぐに終わるようなことはその場で終わらせてしまいましょう。
すぐに終わることを先延ばしにすると、どんどんタスクが増えてしまいます。
6｜すぐ終わるタスクから1日を始める
優先順位の高いものから実行するのがセオリーですが、1日の始まりにエンジンをかける意味でもすぐ終わるタスクから最初に片付けるのは効果的。ウォーミングアップになり、1日の作業効率がアップします。
2.タイムマネジメントを成功させて目標を達成する人たち
次は、実際にタイムマネジメント術を活用して目標達成をした人たちの事例を見ていきましょう。
共通しているのは、タスクを洗い出して優先順位をつけるというタイムマネジメントの基本を徹底していることです。
具体的な事例を知ることが、自分自身がタイムマネジメントをする時の参考になるはず。ぜひご一読ください。
2-1.1日を3時間に区切るタイムマネジメントで月収1000万円を実現した営業
18時以降は仕事に集中できないし、土日は休まないとモチベーションが上がらないというタイプのAさん。
保険会社に営業として勤務していましたが、かなりマイペースなせいか、あまり成果はあがらず、営業成績は全国でも下から数えたほうがはやかったといいます。
しかし、ある出会いがAさんを変えます。それは「1週間に15個アポイントをとれれば、成功しないはずがない」という営業メソッドとの出会い。
すぐに実行に移したAさんですが、最初はうまくいきません。
多くの社内業務の合間をぬって15個もアポイントを入れるのはなかなか難しかったのです。
そこでイチからタイムマネジメント方法を見直しました。
まず1日を3時間おきに区切り、最も重要なタスクである「お客様とのアポイントメント」を必ずその時間に1つ入れるようにしました。
「アポイントをとる」という行為はもともと優先順位としては
「重要だが、緊急ではないもの」の領域なのですが、このアポイントが成果を出すために不可欠であり最も重要であると気付いたため、必ずアポイントの時間を確保するようにタイムマネジメントしたのです。
そして「緊急だが、重要ではないもの」をアポイントの合間に入れるようにしました。
するとお客様との接点が格段に増えたのはもちろん、営業として場数を踏んだことが功を奏し、営業成績はトップクラスに。
インセンティブにより月収1000万円を超える月も出るほど売れる営業となりました。
成果を出すために何が重要なのかをしっかり見極めたことが、タイムマネジメントを上達させたポイントといえるでしょう。
2-2.残業時間を大幅削減して、業績をV字回復した経営者
とあるIT会社の経営者だったBさんは、業績悪化に悩んでいました。そこで知り合いの経営コンサルタントに相談。
すると帳簿や契約書などのさまざまな書類と現場を見た上で、コンサルタントは「社員の残業を減らせば利益が上がる」とアドバイス。
それまで多数のシステムエンジニアが夜を徹して作業をしている姿に「いつも頑張ってくれているな」と考えていたBさんにとっては衝撃的なものでした。
「残業しなくなったら、作業が追い付かなくて、もっと業績悪化してしまう！」と訴えましたが、コンサルタントの答えは
「社員一人ひとりの仕事の密度が低いはずだ。この会社よりも少数の人員で利益を出しているIT会社はたくさんある」
というものだったのです。
コンサルタントとBさんは社員に意識調査を開始しました。すると
「残業するのが当たり前の雰囲気だから、仕事が終わっていても帰りづらい。だから、ダラダラ仕事をするのが普通になっている」
「昼間は何となく集中できないから、夜から本気を出している」
といった声が次々に聞かれました。とにかくムダな残業が多いことがはっきりしたのです。
そこで残業をしないことを当たり前にする風土づくりに着手しました。
9時〜18時の間に仕事を終えられるように、一人ひとりがタスク管理をするところから始めました。
そしてプロジェクト単位での締め切りではなく、細かなタスクに分けて締め切り時間をそれぞれ設定することで、効率化を図ったのです。
さらにその締め切り時間と達成度を上司に報告することで、進捗管理も同時に行ないました。
すると集中力がアップし、作業効率はどんどん上がっていったといいます。
「いかに今まで自分が時間を気にせずダラダラ仕事をしていたかわかった」
と社員は口を揃えました。また、上の人間ほど早く帰るようにして帰りづらい雰囲気をなくすことも徹底したのです。
結果、残業ゼロとはいきませんでしたが、全員が19時台に退社できるようになりました。
徹夜が当たり前だった頃から考えると、大幅な残業時間削減です。
しっかり睡眠時間やプライベートを確保できるようになったシステムエンジニアは効率だけでなくモチベーションも上がり、さらには仕事の質も上がったことで取引先からの評価も上がりました。
この事例のターニングポイントは「長時間仕事をすることが偉い」という考えが間違いだと経営者が気付いた瞬間。
「仕事の質を上げる」「良い仕事をして取引先に貢献する」ということが重要であり、その目標を達成するためには「残業をなくす」というタイムマネジメントが不可欠だったのです。
2-3.実はタイムマネジメントの達人！？ 仕事も家事も育児もこなすワーキングマザー
0歳と3歳の子供を抱えるデザイナーのCさんは、9:00〜16:00までの時短勤務です。
保育園のお迎え時間があるため、どんなに遅くとも16時15分にはオフィスを出なければ間に合いません。
残業という選択肢がない中で、企画会議やデザイン業務、顧客やパタンナーとの打合せをこなします。
大切にしているのは、会議や打合せなど自分以外の人と関わる仕事を12時までには終わらせ、午後からはデザイン業務に集中すること。
タスクを時間で分けることで、頭の中のスイッチが切り替わり、集中力を持続できるといいます。
出産前よりも今のほうが勤務時間は少ないですが、デザイン本数はキープしつつ、企画内容は良くなったと周りから評価されているそうです。
また帰宅後は大量の家事と育児が待っています。17時にお迎えに行き、帰宅するのは17時半すぎ。そこから30分で子供たちをお風呂に入れ、18時から1時間かけて夕飯を作り、19時に夕飯を食べさせ、そこから子供たちと遊ぶ時間を設け、21時には子供たちを寝かしつけてという怒涛のスケジュール。
お風呂や夕飯、寝る時間を決めて規則正しい生活を送ることを心がけているため、帰宅後はそれを守ることがCさんの絶対的なタスクなのです。
もちろんその間に子供たちがいたずらをしていれば注意をして、お茶をこぼしてしまったら片付けてと不測の事態にも対応。すべて優先順位は子供たちの世話をすることです。
さらに寝かしつけた後は、優先順位を下げていた夕飯の後片付け・掃除・洗濯といったタスクをこなします。
仕事中も帰宅してからも、タスクに優先順位をつけて、次々に仕事を終わらせていくワーキングマザー。まさにタイムマネジメントのプロといってもいいかもしれません。
3.成果を出すためにもっとも重要なタイムマネジメントの本質
タイムマネジメントとは単に効率化を目指した時間管理の方法論ではありません。
タイムマネジメントとはすなわち「大切なものを大切にする生き方」のことだと言えます。
というのも、まずタイムマネジメントで最も重要なポイントは「時間を何に使うのかを決めること」だから。
自分が人生において大切にしていることにより多くの時間を割くことが、タイムマネジメントにおけるゴールであり、本質なのです。
多くの人が「やりたいこと」ではなく「やらなくてはならないこと」に追われている今、タイムマネジメントの本質を理解することで、大切なこと＝人生もしくは仕事の目標を達成することに時間を使えるようになります。
結果的により豊かな人生を送ることにつながるのです。
今回は世界的なベストセラー「7つの習慣（R）」と最近話題の本「エッセンシャル思考」の考え方をベースに、その方法をご紹介していきたいと思います。
ぜひ実践してみてください。
自分にとって大切なもの、やりたいことが何かを見極める
最初の項目で「緊急かつ重要なもの」＞「重要だが緊急ではないもの」＞「緊急だが、重要ではないもの」＞「緊急でも重要でもないもの」というふうに仕事に優先順位をつけましょう、とお話ししたのを覚えていらっしゃるでしょうか？
多くの人が「緊急かつ重要なもの」つまり締め切りのある仕事や重要な会議であったり、「緊急だが重要ではないもの」つまり多くの電話や無意味な会議・接待であったりに追われています。そして「時間がない」「今日もバタバタしていた」と嘆くのです。
しかし本当に大切なのは「重要だが緊急ではないもの」に隠れています。人間関係づくり、戦略策定、将来のビジョンの構築、個人の能力開発に向けた勉強、健康維持などがそれにあたるでしょう。
そしてこの「重要だが緊急ではないもの」の領域にかける時間を増やすことが、タイムマネジメントだといってもいいかもしれません。
では、あなたにとって大切なものを見極めるために、2つの質問をします。
「あなたが余命1年だとしたら何をしますか？」
「1日が25時間になったら、残りの1時間で何をしますか？」
時間をかけて構いませんので、この質問に対する答えを考えてみてください。
おそらくそれがすなわち「本当はやりたいのに、時間がなくて出来ていないこと」であり、あなたが大切にしているもの、本当にやりたいことであるはずです。
「より少なく、しかしより良く」という考え方を知る
大切なものややりたいことに時間を割くためには、選択と集中が不可欠です。なぜなら、1日は24時間しかありません。
時間は有限です。だからこそ、やるべきことを増やすのではなく「大多数が不要」だという前提で重要なことに集中しましょう。
「より少なく、しかしより良く」時間を使うことを常に意識してください。
ちなみに、時間の使い方に関する考えで最もよくないのが「1時間睡眠を削れば仕事ができる」という考えです。
忙しくて真面目な日本人の多くはこういう思考を持ってしまいがちですが、その考え方は今日で捨ててください。
「あと1時間多く眠れば、数時間分の生産性が手に入る」と考えましょう。もう一度言います。「より少なく、しかしより良く」です。
選択と集中を実践する
まず「緊急でも重要でもないもの」はやらないと決めましょう。これは時間を作る上で不可欠です。
たとえば、単なるヒマつぶしや自分にとって重要でない人との遊び、長電話、待ち時間や移動時間などがこれに入るでしょう。
とはいえ、待ち時間や移動時間は生きていれば必ず発生するもの。ダラダラ過ごすのではなく、時間を有効に使うチャンスだと捉えましょう。
「緊急ではないが、重要なもの」に使う時間に最適なのです。
次に「緊急だが重要ではないもの」は人に任せることができないか検討しましょう。部下や同僚、もしくは友人など誰でも構いません。
任せる勇気を持ってください。あなたにとって重要でなくとも「重要」だと考える人が近くにいるはずです。
4.タイムマネジメントが上手な人・下手な人の共通点
傍から見ていてもタイムマネジメントが上手な人、下手な人は何となくわかるもの。
本章では、タイムマネジメントが上手な人・下手な人それぞれの共通点をご紹介していきます。
上手な人の共通点はマネをして、下手な人の共通点に自分が当てはまる部分があればなおしていきましょう。
タイムマネジメントが上手になるための近道かもしれません。
4-1.上手な人の共通点
1｜朝型人間である
夜よりも朝のほうが脳の働きが活発であるため、タイムマネジメントが上手な人は早起きです。
重要なタスクは早めに終わらせて、午後からは突発で入った仕事などを片付けるのです。
2｜「NO」を言うのが上手い
「失礼だと思われたくない」「冷たいと思われたくない」といった感情から日本人の多くは「NO」を言うのが下手。
しかし、タイムマネジメントが上手い人は、自分の重要なこと以外はムダだと考えていて、しかもそのムダを切り捨てながらも周囲に嫌われることはありません。
つまり断るのが上手いのです。具体的に言うと「納得のできる理由を提示すること」「代替案を出すこと」「謝ること」が断り方のコツです。
たとえば上司から「残業できる？」と聞かれたら「大変申し訳ないのですが19時から取引先との会食が入っているので長時間の残業は難しいです。
ただ18時半までなら残業できます」といった具合です。これなら角が立たないため、断ったことで悪印象を持たれることはありません。
3｜締め切りのない事柄でも時間制限を設けて行動する
タイムマネジメントの上手い人はダラダラ仕事をすることがありません。
締め切りのない仕事でも「何時まで」という目標を決めて仕事をします。またプライベートでも、趣味のゲームをする時間、SNSをチェックする時間、テレビを見る時間など時間を制限。
そうすることで自分に投資する時間を捻出しているのです。
4｜自分以外ができることは委託する
たとえば、シャツはクリーニングに出す、道具の修理はプロにお願いするなど、積極的に人に任せていくのもタイムマネジメントが上手い人の特徴です。
時間を作るためなら、お金を惜しみません。
5｜事前準備を怠らない
毎日、次の日の準備を入念に行なうのはもちろん、プレゼンや会議などの事前準備もしっかり行ないます。後からバタバタして焦ったりムダな時間を使ったりするくらいなら、万全に準備をしようというのがタイムマネジメント上手の考え方です。
4-2.下手な人の共通点
1｜遅刻してもそこまで気にしない
5分10分の遅刻なら「謝ればいい」と考えている人は、時間を大切に使えない人の共通点です。
タイムマネジメントの上手な人は「時間が有限で大切なものであること」を知っていますから、他人の時間も大切に扱うのです。
2｜睡眠不足
ダラダラと過ごし、夜遅くまでテレビを見たり、ゲームをしたりして、結局寝るのは深夜というふうになりがちなのがタイムマネジメントの下手な人の共通点です。
上手な人は「睡眠」が時間を有効に使うのに何より大切であることをよく知っています。
3｜作業時間を把握していない
「自分は、何にどれくらい時間がかかるのか」をわかっていないのが、タイムマネジメントが下手な人の特徴です。
作業時間を把握していないから正確な予定が立てられず、常にスケジュールがパツパツになってしまうのです。
これに当てはまる人はまず、毎日の行動や業務ひとつひとつの所要時間を計ってみるところから始めましょう。
4｜作業手順が曖昧なまま着手する
タイムマネジメントの下手な人は、何でも行き当たりばったり行動します。
「とりあえずやってみよう」と物事に取り掛かってから、必要な道具が揃っていないことに気づいたり、そもそも手順を間違えていることに後から気付いたりすることもしばしばです。
結局やり直すハメになるなど、ムダな時間を過ごすことになるのです。
5｜先送り体質である
「今日やろうと思っていたけど、明日でいいや」とどんどん予定を先送りしてしまいがちなのが、タイムマネジメントの下手な人です。
自分の決めた締め切りを守ることが、上手にタイムマネジメントする第一歩です。
6｜頻繁にメールをチェックする
仕事をしている限り、1日に何通もメールは届きます。
それを届くたびにチェックしたり、10分おきにチェックしたりしていたら、集中して仕事を進める時間を確保できません。
メールチェックの最適頻度は仕事の内容にもよりますが、1時間に1回などと決めてメールチェックをするようにしましょう。
5.おすすめの本
『エッセンシャル思考 最小の時間で成果を最大にする』著｜グレッグ・マキューン
全米でベストセラーとなった話題の本。アップルやグーグルなど世界的な大企業のアドバイザーを務める著者が紹介する「選択と集中」の方法です。
単なるタイムマネジメントの方法論ではなく、本当に重要なことを見極めてそれを確実に実行するための方法論が紹介されています。
「何かを得るには何かを捨てる必要がある」と説き、99％のムダを捨て1％に集中する思考術が書かれており、とても実践的な内容です。
「仕事は辛くて当たり前」と思っている人が読むと目からウロコかもしれません。
『TQ心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント』著｜ハイラム・W・スミス
世界で2100万人のユーザーに支持されているフランクリン・プランナーを開発した著者が送るタイムマネジメントの指南書です。
単なる効率化ではなく、自分の手に貴重な時間を取り戻し、「心の安らぎ」を得ることを最終目標とした本です。
そのため、まず本書で説かれるのは「価値観を明確化」することで意識改革することです。
本を読みながら、実践していくことでタイムマネジメントができるようになっていきます。また実例が豊富であるため、納得度も高いと評判な本です。
『レバレッジ時間術―ノーリスク・ハイリターンの成功原則』著｜本田直之著
精神論ではなく、実践的かつ実用的に時間を作る方法を紹介した名著です。
「時間もお金と同じように、余ったら好きなことにまわすという考え方ではなく、最初から天引きしろ」
という考え方に衝撃を受けた読者多数います。
ハワイに住むことを目標にタイムマネジメントを行なった著者は、実際に今1年の半分をハワイで過ごしています。
最小の努力で最大の成果を上げたい方に必見の内容です。
6.まとめ
すぐに実践できる方法から、本質的な考え方、さらにはタイムマネジメントの上手な人・下手な人の共通点までさまざまな角度から「タイムマネジメント」をひも解いてきた今回の記事です。
「頭ではわかっているけど難しい」なんて言わずに、まずは行動にうつしてみてほしいと思います。
たとえば、世界的な経営学者のピーター・ドラッガーは、「もともとやるべきではなかったことを、効率よくやることほど非効率なことはない」という言葉を残しました。
あなたにとって大切なこと・やりたいことを最優先に行なえるようにタイムマネジメントしてみてください。必ず人生が豊かになります。
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